Tietojen käsittely Reisjärven 4H-yhdistyksessä

TIETOSUOJASELOSTE

Pvm:           28.11.2023

Viite:           EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä (4H-yhdistyksen nimi)

Nimi:           Reisjärven 4H-yhdistys ry

Osoite:        Maitotie 2C, 85900 REISJÄRVI

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nimi:           4H-toiminnanjohtaja Jonna-Maria Järvi              

Osoite:        Maitotie 2C, 85900 Reisjärvi            

Sähköposti: jonna-maria.jarvi@4h.fi

Puhelin:      040 772 1600

Rekisterin nimi

·       4H-toimintarekisteri

·       työnantajarekisteri

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus

·       Reisjärven 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvien henkilöiden tietoja käsitellään yhdistyksessä niiltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia toiminnan toteuttamiseksi. Reksiteristä löytyy niiden lasten, nuorten ja aikuisten henkilöiden tietoja, jotka osallistuvat yhdistyksen järjestämään toimintaan. Toiminta koostuu kerho- leiri-, kilpailu-, ja kurssitoiminnasta, hankkeista, tapahtumista ja tapaamisista. Henkilötietoja kerätään toiminnan toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.

·       Reisjärven 4H-yhdistykseen työsuhteessa tai harjoittelusuhteessa olevien henkilöiden, joiden henkilötiedot kerätään niiltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia työsuhteen solmimiseksi tai harjoittelun toteuttamiseksi.

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät

·       Toimintaan osallistujat: nimi, osoite, puhelinnumero, huoltajan nimi ja puhelinnumero, syntymävuosi, mahdolliset sairaudet ja allergiat, jotka huoltaja katsoo tarpeelliseksi ohjaajan tietää sekä kuvauslupa.

·       Työntekijän nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, tilinumero, mahdolliset sairaudet ja allergiat, jotka tulee ottaa huomioon, harjoittelijoiden osalta opintoja koskevat tiedot, alaikäisen osalta huoltajan yhteystiedot. Työsuhteen aikana: sairauslomatodistukset.

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

·       Toimintaan osallistuvien henkilötietoja säilytetään 6-vuoden ajan tilastoinnin todentamista varten.

·       Palkanmaksuun ja työsuhteeseen kytkeytyvien henkilötietojen osalta tiedot säilytetään 10-vuoden ajan työsuhteen päättymisestä (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Muut mahdolliset tiedot hävitetään viimeistään 1-vuoden kuluttua työsuhteen tai harjoittelusuhteen päättymisen jälkeen (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu).

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

·       Tiedot saadaan ilmoittautumislomakkeista, toiminnanjohtajan sähköpostitse tulleista tiedoista, henkilöltä itseltään tai huoltajalta

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

·       Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.

Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.